9 Verslag van de Raad van Commissarissen

De samenstelling van de RvC was in 2024 als volgt:

De leden van de RvC zijn op basis van hun deskundigheid en expertise geselecteerd voor deelname aan de raad. Twee leden zijn op voordracht van de huurdersverenigingen aangesteld. De standaard zittingstermijn bedraagt vier jaar, waarbij herbenoeming voor een tweede termijn van vier jaar mogelijk is. Een commissaris kan in totaal maximaal acht jaar in functie zijn. In 2024 heeft de teamsamenstelling van de RvC een wijziging ondergaan als gevolg van het overlijden van de heer P.J.J. van Roosmalen.  De raad heeft er toen bewust voor gekozen om tijdelijk met 4 leden door te gaan. In het najaar van 2024 is een open wervingsprocedure gestart, wat heeft geresulteerd in de voordracht van een kandidaat met een volkshuisvestelijk profiel. Deze kandidaat is voorgedragen voor benoeming aan de Autoriteit Woningcorporaties (Aw). In 2024 is tevens de heer F. Sterk herbenoemd voor een periode van vier jaar. De RvC kent een evenwichtige samenstelling, met leden die gezamenlijk expertise hebben op het gebied van financiën, volkshuisvesting, maatschappelijke vraagstukken, bestuurlijke processen, HRM, en (zorg)vastgoed. Bovendien beschikken zij allen over een sterk en relevant netwerk, dat bijdraagt aan de effectiviteit van de raad. 

De RvC vervult binnen de corporatiesector in formele zin een drietal rollen, namelijk die van toezichthouder, werkgever en klankbord. Een belangrijk aandachtspunt binnen deze rollen is het gesprek over de organisatiecultuur, dat een prominente plaats heeft op de agenda. De raad beoordeelt systemen en organisatieontwikkeling op consistentie en congruentie met het vastgestelde beleid. De bestuurder geniet het vertrouwen van de raad, maar wordt kritisch bevraagd op mogelijke inconsistenties in beleid, financiën of uitvoering.  

De RvC houdt toezicht op het functioneren van de bestuurder en op de algemene gang van zaken bij SallandWonen.

Toezicht en advisering richten zich op:

• het realiseren van de doelstellingen van de stichting
• de strategie en risico’s van de ondernemingsactiviteiten
• de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen
• het financiële verslaggevingsproces en naleving van de wet- en regelgeving
• de kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording
• het risicomanagment en de interne beheersing van de verbindingen
• de kwaliteit van dienstverlening
  
• dialoog voeren over de cultuur van en in de organisatie
• de brede werkgeversrol.

Als toezichtkader voor het uitvoeren van de taken hanteerde de RvC in 2024: 

• de Woningwet 
• de Governancecode 2020 
• de van kracht zijnde statuten en reglementen van SallandWonen 
• het Strategisch Plan 2020-2026, genaamd ‘Omdat goed wonen belangrijk blijft’ 
• de beleidsnotitie Visie op besturen en toezichthouden 
• het Financieel Jaarplan 2024 
• de Meerjarenbegroting 2024-2028 
• maatschappelijke resultaten volgens de Aedesbenchmark en de visitatie, de meest recente visitatie heeft plaatsgevonden in het najaar van 2023 
• de oordeelsbrieven van de externe toezichthouders (Aw en WSW)  
• de tertaalrapportages 
• de beleidsvisie ‘’samenwerken met belanghouders’’. 

Risicomanagement is een belangrijk onderwerp voor de RvC. Gedurende het verslagjaar is er aandacht geweest voor: 

• de strategische prestaties 
• de sturingsindicatoren 
• het financieringsplan en het treasuryjaarplan 
• de projecten 
• de grondposities 
• de fiscale strategie 
• de managementletter en het controleplan accountant 
• de herijkte meerjarenbegroting 2024-2028 
• de meerjarenbegroting 2025-2034 
• het WSW beoordelingskader risico’s 
• de ICT/IT strategie 
• risicomanagement. 

De Raad van Commissarissen (RvC) vervult een cruciale rol bij het toetsen van beleid en strategie. Om deze taak goed uit te voeren, laat de RvC zich regelmatig informeren over de financiële resultaten in relatie tot de gestelde volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelen, externe ontwikkelingen en de wensen van belanghebbenden. In het verslagjaar heeft de RvC periodiek overleg gevoerd met de bestuurder en aanvullende informatie ingewonnen via (externe) bijeenkomsten, zoals presentaties, themabijeenkomsten en bij opleveringsmomenten van bouwprojecten met nieuwe bewoners.  

Tijdens het verslagjaar heeft de RvC diverse thema’s behandeld en strategische onderwerpen diepgaand besproken. De volgende thema’s stonden centraal in 2024: 

• afwegingskader en sturingsmechanismen 
• registratie en trajectbeheer van projecten 
• transitie naar een duurzaam businessmodel 
• vergelijking: Drie-Compartimentenmodel versus duurzaam prestatiemodel 
• brandveiligheid 
• ICT 
• zorgvastgoed. 

Op 15 november 2024 heeft de RvC zijn functioneren geëvalueerd tijdens een interne zelfevaluatie, zonder externe begeleiding. Voorafgaand hebben de voorzitter van de Selectie- en Remuneratiecommissie (SRC) en de voorzitter van de raad input verzameld via gesprekken met betrokkenen, waaronder het MT, de Ondernemingsraad (OR), de controller, HRM-adviseur en huurdersorganisaties.  De bestuurder heeft eveneens deelgenomen aan een deel van de evaluatie en haar input geleverd. Op basis van de evaluatie heeft de RvC afspraken gemaakt over verbeterpunten en conclusies vastgelegd. 

De belangrijkste onderdelen uit de zelfevaluatie zijn: 

• Naast de verantwoording in het jaarverslag en de Visie op Besturen en Toezichthouden, willen de stakeholders graag bijgesproken worden over de werkwijze van de RvC en de beweging naar Waardegedraven Toezichthouden. Uiteraard gaat de RvC hier inhoud aan worden gegeven. 
• De RvC heeft intensief gewerkt aan teamvorming, waarbij is geconstateerd dat de diverse RvC-leden complementair aan elkaar zijn en doorontwikkeld zijn in hun rol. Met het toetreden van een lid zal dit proces verder worden voortgezet. 
• De Auditcommissie en de Selectie- en Remuneratiecommisie doen op detailniveau het voorwerk voor de plenaire RvC-vergaderingen. Deze verdeling wordt als constructief ervaren, zodat er voldoen balans is tussen diepgang op detailniveau en voortgang op strategisch niveau. 
• De voorzittersrol wordt goed ingevuld om te komen tot de goede discussies, bespreking van dilemma’s en besluitvorming. 
• De RvC heeft via het agendaoverleg meer zelf inbreng gehad in te behandelende onderwerpen via themabesprekingen. 
• De RvC goed vertegenwoordigd was bij diverse belanghoudersbijeenkomsten.

De RvC benadrukt het belang van goede relaties met huurdersorganisaties. Het contact verloopt grotendeels via de huurderscommissarissen, die zijn benoemd op voordracht van deze organisaties.  

De voorzitter en vicevoorzitter hebben in september een informele bijeenkomst gehad met de Ondernemingsraad (OR), die in 2024 van samenstelling is veranderd. Dit was een waardevol moment om kennis te maken met nieuwe OR-leden en input te verzamelen voor de zelfevaluatie. De RvC waardeert de open en kritisch-constructieve houding van de OR. Bovendien heeft een OR-vertegenwoordiging deelgenomen aan de selectieprocedure voor een nieuw RvC-lid.  

Daarnaast is (een afvaardiging van) de RvC regelmatig aanwezig bij de opleveringen van projecten en hebben hier dan ook contacten met bewoners, gemeenten en andere samenwerkingspartners. 

Tijdens de themadag van de RvC in oktober 2024 is de RvC bij huurders thuis geweest en heeft met hen een gesprek gevoerd over hun ervaringen tijdens het traject van de verduurzaming maar ook over de resultaten van de verduurzaming aan hun woning. Deze gesprekken heeft de RvC als zeer waardevol ervaren.  

Ook was de RvC vertegenwoordigd tijdens de belanghoudersdag die heeft plaatsgevonden in oktober 2024. 

De leden van de RvC houden hun kennis actueel door deel te nemen aan seminars van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW) en andere relevante organisaties. Zij bestudeerden belangrijke publicaties van onder meer Aedes en de VTW. Alle leden voldeden aan de eisen voor Permanente Educatie (PE), waaronder het behalen van minimaal vijf PE-punten per jaar, conform het Reglement Permanente Educatie van de VTW. 

Sinds 2023 is Forvis Mazars actief als extern accountant bij SallandWonen. Evaluatie van de accountant vindt jaarlijks plaats. De volledige RvC heeft de accountant gesproken bij de behandeling van de jaarstukken. Hierbij was ook ruimte voor een gesprek tussen de accountant en de leden van de RvC zonder aanwezigheid van de directeur-bestuurder. Het bleek niet nodig om hiervan gebruik te maken. 

De RvC heeft in het afgelopen boekjaar zelf besluiten genomen, (voorgenomen) besluiten van de bestuurder goedgekeurd en diverse andere relevante onderwerpen besproken.

De RvC waakt ervoor dat de leden onafhankelijk zijn in de zin van de in de Governancecode Woningcorporaties aangeduide criteria. Er bestaat binnen de RvC geen overlap met andere bestuursfuncties binnen de regio. Geen van de leden is of was in het verleden in dienst van SallandWonen en/of onderhoudt een directe of indirecte band met toeleveranciers of afnemers. Ook worden geen andere diensten verleend dan die diensten die voortvloeien uit het lidmaatschap van de RvC. Verder worden geen banden onderhouden met SallandWonen, hetzij direct, hetzij indirect, buiten het commissariaat om. In het verslagjaar is geen sprake geweest van (transacties met) tegenstrijdige belangen waarbij leden van de RvC of de directeur-bestuurder betrokken waren.  

Het Reglement van de Raad van Commissarissen bevat bepalingen betreffende mogelijk tegenstrijdige belangen. Alle leden functioneren onafhankelijk. De RvC kent geen eigen, afzonderlijke gedragscode. De RvC is van mening dat het bestaande ‘Reglement van de Raad van Commissarissen’ in voldoende mate hierin voorziet. 

De VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties) hanteert een advies-beroepsregel van maximaal 80% van de WNT. In 2024 is de beloning vastgesteld op 100% van het maximum van door de VTW gehanteerde tabel (Klasse F). De jaarlijkse indexatie, die de VTW toepast voor de leden en voorzitter van de RvC, is overgenomen. Met deze beloningssystematiek blijven de vergoedingen voor de afzonderlijke RvC-leden in lijn met de WNT en de VTW-regeling. Dat geldt ook voor het totaal van de beloningen van alle RvC-leden tezamen.  

De RvC wordt bij het uitvoeren van de financiële verantwoordelijkheden in het toezicht ondersteund door de Auditcommissie. De Auditcommissie wordt hierbij gezien als de voorbereidingscommissie voor de RvC. De Auditcommissie beoordeelt de financiële verslaglegging, het systeem van risicobeheersing en de interne controle. Daarnaast houdt de Auditcommissie toezicht op de werkzaamheden van de externe accountant.  

De urenbesteding is afhankelijk van extra inzet vanwege commissiewerk en de rollen zoals voorzitter en vicevoorzitter.

SallandWonen kent een aantal verbindingen (BV’s en VvE’s). De directeur-bestuurder heeft hierover gedurende het verslagjaar verslag uitgebracht. De RvC heeft de jaarstukken en de meerjarenbegrotingen van de verbindingen goedgekeurd. De RvC onderkent de risico’s die kunnen voortvloeien uit de verbindingen.

Het functioneren van de bestuurder is twee keer besproken met de Selectie- en remuneratiecommissie. Op 26 juni 2024 heeft het halfjaargesprek plaatsgevonden en op 20 november 2024 vond het beoordelingsgesprek plaats. Het beoordelingsgesprek heeft plaatsgevonden aan de hand van de strategische doelstellingen van SallandWonen, alsmede de algemene gang van zaken en de jaarresultaten. Ook is gesproken over de persoonlijke ontwikkeling van- en ervaringen opgedaan door de directeur-bestuurder tijdens het coachingstraject.  

De bereikte resultaten bevestigen het reeds opgebouwde vertrouwen voor de toekomst. De bestuurder blijft onafhankelijk en kritisch. Haar managementstijl is participatief, coachend en haar deskundigheid en competenties passen bij de veranderopgave van SallandWonen en de strategische doelstellingen.