6 Governance en organisatiecontinuïteit

We realiseerden de volgende prestaties op het doel governance en organisatiecontinuïteit in 2024:

Tijdens de gesprekken met onze toezichthouders, Aw en WSW, proberen we hen mee te nemen in onze denkrichtingen en hoe wij omgaan met de uitdagingen waar we voor staan. Beide organisaties geven aan dit een prettige manier van samenwerken te vinden. 

We investeerden in de relatie met de accountant die sinds 2023 is aangesteld. Wederzijds ervaren we het contact en de samenwerking als plezierig en constructief. De accountant geeft vanuit de gesprekken met medewerkers en hun aanwezigheid op de werkvloer aan dat soft controls passende aandacht hebben bij SallandWonen. Het management onderkent het belang van een cultuur die is gericht op ethisch gedrag en eerlijk handelen door de medewerkers en het management zelf, maar ook wat men verwacht van bijvoorbeeld leveranciers. Voorbeelden hiervan zijn de integriteitscode en de regeling melding vermoeden misstand of integriteitsschending. 

Op basis van de uitkomsten van het visitatie-onderzoek, gehouden in 2023, hebben we onze kansen op het gebied van het versterken van het relatiebeheer benoemd. We zien mogelijkheden om frequenter op strategisch niveau met meerdere relaties het gesprek aan te gaan. In 2025 gaan we dit verder invullen. 

We werken steeds meer volgens het inkoopbeleid. Het jaar 2024 stond in het teken van implementatie en borgen van de gemaakte werkafspraken. Zo hebben we algemene inkoopvoorwaarden opgesteld en deze gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Deze voorwaarden gelden nu voor al onze inkopen. Alle stappen dragen bij aan een verdere professionalisering, het verkleinen van risico’s en het borgen van transparant werken. 

We zetten ons in op het continu verbeteren van de compliancy aan wet- en regelgeving, mede door de inzet van het instrument ‘Fully in Control’. Zo hebben we ons beleid nu op 1 plek staan, waarbij we een actieve herinneringsmodule voor PDCA hebben ingericht. Daarnaast was er in het verslagjaar extra aandacht voor de volgende wet- en regelgeving: 

• Besluit bouwwerken en leefomgeving (Bbl), gericht op brandveiligheid en veilige vluchtwegen. Het brandveiligheidsbeleid is in uitvoering , en er is een concept beleid veilige vluchtwegen opgesteld en bewoners zijn geïnformeerd over de veranderde wet- en regelgeving. 
• Wet goed verhuurderschap: deze wet vraagt om duidelijke informatievoorziening richting (aankomende) huurders. Voor 1 juli 2024 hebben alle zittende huurders informatie ontvangen over deze nieuwe wet. Nieuwe huurders ontvangen deze informatie bij het aanbieden van de woning. 
• Wet betaalbare huur: deze wet hebben we in 2024 geïmplementeerd en vanaf 1 januari 2025 werken we volgens deze wet. 
• Wet vaste huurcontracten: we evalueerden de contracten die we hanteren en pasten waar nodig onze werkwijzen aan.  
• Wet eenmalige huurverlaging 2023: deze wet gold ook nog in 2024 en hebben we op verzoek van huurders toegepast. 

Op grond van de Woningwet is SallandWonen, bij Koninklijk Besluit van 5 december 2007, een toegelaten instelling. In de Woningwet is het werkveld vastgelegd. Als het gaat om invulling van de maatschappelijke en volkshuisvestelijke taak spelen transparantie en intern toezicht een wezenlijke rol in het functioneren van corporaties.

SallandWonen is in 2024 bestuurd door mevrouw Kool. De bestuurder is verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie, voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid en de resultaten daarvan. Als bestuurder draagt zij de verantwoording voor de financiering van de corporatie, de naleving van wet- en regelgeving en het beheersen van de risico’s. De bestuurder geeft leiding aan de organisatie SallandWonen. Zij rapporteert en legt verantwoording af aan de RvC.

Het bezoldigingsbeleid voor de bestuurder is vastgesteld met inachtneming van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (Wnt) en met inachtneming van de overige toepasselijke wet- en regelgeving. De bestuurder maakte in 2024 alleen zakelijk gebruik van een bedrijfsauto.  

Er is in 2024 geen sprake geweest van tegenstrijdige belangen of transacties waarin tegenstrijdige belangen zouden kunnen spelen met betrekking tot de bestuurder.

De bestuurder legt verantwoording af aan de RvC en verschaft tijdig alle informatie die de RvC nodig heeft voor de uitvoering van zijn toezichthoudende taak. De operationele-, volkshuisvestelijke- en financiële doelstellingen heeft de bestuurder ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd. Zoals mag worden verwacht, heeft SallandWonen in 2024 haar capaciteit en beschikbaar vermogen ingezet voor de volkshuisvesting in Salland. Dit gebeurt specifiek in de gemeente Raalte en de gemeente Olst-Wijhe als aandachtsgebied van de woningmarktregio. 

Er is zoveel te doen, dat we geen daling verwachten in fte’s. We hebben onze medewerkers keihard nodig. Het is daarom mooi om te constateren dat we in 2024 een 8,2 scoren op medewerkerstevredenheid en alle vacatures hebben ingevuld. Een prachtig resultaat, waar we ook trots op zijn. De cijfers met betrekking tot het personeel staan in tabel 28. De toename in fte’s komt door de uitbreiding van een aantal teams, het betreft de functies verhuurconsulent, klantenconsulent, financieel specialist, administratief medewerker vastgoed en tijdelijk uitbreiding bewonersbegeleiding projecten. 

SallandWonen vindt het belangrijk om studenten een stageplek te bieden. In 2024 begeleidden we drie HBO-stagiaires.  

Integriteit is een belangrijk onderwerp voor ons. We vinden het heel belangrijk dat vragen of twijfels over integriteit worden besproken in het team en met de leidinggevende. We streven daarbij naar openheid en ruimte voor het delen van vragen. Het gaat hier ten slotte om het imago van SallandWonen en het vertrouwen van huurders. We hebben met elkaar de verantwoordelijkheid om potentiële risico’s en kwetsbaarheden rondom integer handelen te onderkennen en bespreekbaar te maken. In dit kader hebben we ook in 2024 met medewerkers gesproken aan de hand van praktijkvoorbeelden. 

SallandWonen heeft 2 preventiemedewerkers. Eén is vooral bezig met verzuim (HR) en de ander met arbo-zaken. De preventiemedewerker arbo-zaken werkt samen met 2 crisiscoördinatoren en een coördinator BHV. Ze zorgen ervoor dat de bedrijfshulpverlening (BHV) goed geregeld is. In 2024 zijn er 4 nieuwe Bhv’ers gestart. In totaal zijn er nu 12 Bhv’ers bij SallandWonen. In 2024 hebben ook alle medewerkers van de Eigen dienst een BHV-training gevolgd. 

Bhv’ers krijgen standaard herhalingscursussen. Alle nieuwe Bhv’ers hebben de basiscursus gedaan. In 2024 zijn er 3 ontruimingen geweest. Twee keer was het loos alarm en één keer was het een geplande oefening. De resultaten zijn besproken en geëvalueerd.  

De eerste verdieping van ons gebouw is verhuurd aan ZGR. Daarom werken we samen met hun BHV-organisatie en sluiten ze aan bij ons BHV-overleg, dat 4 keer per jaar plaatsvindt. Door interne verbouwingen en de verhuizing van SallandWonen naar één verdieping, hebben de Bhv’ers geholpen bij het maken van een nieuw ontruimingsplan. Na de verbouwing heeft de coördinator BHV een adviseur risicobeheersing van Veiligheidsregio IJsselland uitgenodigd om het gebouw te controleren op vluchtveiligheid. De AED is in het najaar naar buiten verplaatst, zodat ook omwonenden deze kunnen gebruiken in geval van nood. 

Er is ook een rondgang door het pand georganiseerd voor medewerkers. Nieuwe medewerkers krijgen sowieso een rondleiding om te laten zien waar alle nooduitgangen en hulpmiddelen zijn. Dit jaar is iedereen uitgenodigd om mee te gaan met deze rondleiding. Door de verbouwing zijn er aanpassingen gedaan die belangrijk zijn voor iedereen om te weten. 

In 2024 is een plan van aanpak opgesteld naar aanleiding van de in 2023 uitgevoerde risico-inventarisatie en -evaluatie (RIE). Het plan van aanpak is in 2024 getoetst door de Arbodienst en goedgekeurd. In dit plan staan per risico de maatregelen opgenomen. De risico’s met een hoge prioriteit zijn in 2024 opgelost. De Ondernemingsraad is betrokken bij de RIE  en er wordt regelmatig gesproken over actuele arbo-zaken. 

In september is de jaarlijkse Vitaliteitsweek georganiseerd door de samenwerkingsverbanden Corpofit en Samenwerk@Corporatie. De hele week was er een aanbod aan trainingen en workshops op het gebied van vitaliteit. 28 medewerkers van SallandWonen hebben hieraan deelgenomen. 

In 2024 is er een vacature ontstaan voor de rol van preventiemedewerker. Er is intern geworven en de verwachting is dat de vacature begin 2025 weer is vervuld. SallandWonen heeft dan weer twee preventiemedewerkers met de focus op een veilige en gezonde werkomgeving. 

We behaalden de volgende prestaties op het doel bedrijfslasten, rendement en efficiëntie in 2024:

Het steeds verder verbeteren van de informatievoorziening is een continu proces. In het verslagjaar is het vastgoed- en foto opslagarchief gescand. Via het programma Lux hebben we toegang tot de informatie. Doel is dat de informatievoorziening zo wordt geregeld dat het bijdraagt aan procesverbeteringen. 

We maken de overstap naar de ‘moderne digitale werkplek’ en ‘het nieuwe werken’. Doel is om intern en extern digitaal beter samen te werken en zo afscheid te nemen van de Citrixomgeving die de nodige beperkingen kent. In 2024 zijn hier de voorbereidingen voor gedaan, zodat we in 2025 live kunnen gaan. Goed kunnen samenwerken is belangrijk. Niet alleen ‘live’, maar ook online. Dat is, op de manier waarop we nu werken, niet altijd even efficiënt. Met de mogelijkheden die Microsoft 365 biedt, komt hier verandering in. Niet alleen voor ons als organisatie, maar ook voor de individuele medewerker. We verwachten met deze aanpassing: 

• eenvoudiger documenten te delen met collega’s 
• tegelijk met collega’s werken in hetzelfde documenten
• informatie beter te beveiligen 
• makkelijker thuis of op een andere locatie werken. 

Het bedrijf Previder helpt ons bij de overgang naar de nieuwe digitale werkplek. 
Onderdeel van het nieuwe werken is ook de overgang van afdeling naar centraal werken.   

We hebben stappen gezet in het verder automatiseren en optimaliseren van het proces van de jaarlijkse huurverhoging. Het doorvoeren van de huurverhoging laten we volledig via het ERP lopen. Dit heeft ook een link met de basiskwaliteit, het systeem kan op basis van de kenmerken van het bezit de huur verhogen. 

We zetten steeds meer in op zelfregie voor onze huurders. Het uiteindelijke doel is dat huurders die dat willen via MijnSallandWonen digitaal met ons samen ‘werken’. De randvoorwaarden voor wat betreft ICT zijn er. In 2024 hebben we de eerste stap gezet door huurders die dat willen de correspondentie per mail te versturen.  

We hebben de wens om meer en betere sturingsinformatie ter versterking van de planning en verslaglegging in te kunnen zetten. Zo onderzoeken we momenteel of andere software ons kan ondersteunen om de projectenadministratie en de besluitvorming te vereenvoudigen. Daarnaast zijn we gaan werken met Power BI om middels standaardrapportages de juiste inzichten te krijgen. 

Wij zetten ons in om continu de manier waarop wij werken te verbeteren. Zo starten we met het herijken van onze communicatievisie, we inventariseerden de werkgroepen waar medewerkers aan deelnemen en proberen we via de inzet op lean werken en het automatiseren van processen werkdruk te verminderen en werkplezier te vergroten. Daarnaast onderzoeken we wat AI voor ons kan betekenen. 

Professionele Eigen Dienst 
We zetten actief in op het versterken van de Eigen Dienst in combinatie met een strategische samenwerking met aannemers. In 2022 hebben we de eerste stappen gezet door de Eigen Dienst uit te breiden en de samenwerking met onderhoudspartners aan te passen. In 2023 is het registreren van werktijden gedigitaliseerd en zijn we gestart met het digitaal registreren van verbruikte materialen. In 2024 lag net als in 2023, het accent op het optimaliseren van de nieuwe manier van werken.  

We optimaliseerden de planningstool om nog efficiënter te plannen met als doel dat de tool via AI zelflerend wordt. Nieuw is dat de eigen dienst binnen de organisatie op projectmatige basis ondersteuning biedt bij het uitvoeren van projecten.  

Ook onderzochten we hoe de inkoop efficiënter kan en hebben we een nieuwe leverancier voor inkoop en levering van materialen geselecteerd. We namen de tijd om de nieuwe manier van werken te evalueren. De conclusie is dat de gezette stappen positief uitpakken en we kansen zien om nog meer zelf te gaan doen. We hebben dan ook besloten om de eigen dienst verder uit te breiden naar 9 medewerkers. 

Bij het uitvoeren van dagelijks onderhoud vervingen we veel. De focus is steeds meer gericht op schoonmaken van vervuilde woningen. Dit door gebruik van professionele schoonmaakmiddelen, waardoor we besparen op materialen en levensduurverlengend werken.   

Samen werken aan onderhoud 
We blijven de strategische samenwerkingen op de verschillende onderhoudsterreinen verder door ontwikkelen. Dit met als doel om ons onderhoud slimmer vorm te geven en een zo optimaal mogelijke afstemming te krijgen tussen dagelijks-, planmatig- en grootschalig onderhoud en het verduurzamen van woningen. Zo zoeken we intern continu naar de kansen om elkaar te versterken: 

• De collega’s in het veld delen hun ervaringen met de collega’s van planmatig onderhoud, contractbeheer en vastgoed, zodat zij beter zicht krijgen op ons bezit en betere plannen kunnen maken. 
• De vakmannen voeren werkzaamheden uit die vallen onder gepland onderhoud. Denk aan vervangen rookmelders, plaatsen ledverlichting bij complexen en het vervangen van de verlichting in de achterpaden. 
• We verbinden kansen voor het versterken van de leefomgeving met gepland onderhoud. Een mooi voorbeeld is de al eerdergenoemde aanpak bij het complex de Koolmees in Raalte. De gevel was aan onderhoud toe en er waren problemen met de leefomgeving. Door een gezamenlijke aanpak is niet alleen het complex onderhouden, maar zijn ook de problemen rondom het complex aangepakt. 
• We vernieuwen ons meerjaren onderhoudsbeleid naar een meerjaren onderhoudsplanning. 
• We verbeterden de opdrachtverstrekking bij gepland en groot onderhoud. We voerden een eenduidige werkwijze via het systeem door met standaard opdrachtbrieven te gaan werken. 

Het monitoren van risico’s is verder vormgegeven. In 2024 hebben we een eerste uitvraag gedaan richting risico-eigenaren. Gevraagd is welke beheersmaatregelen genomen worden en wat de impact daarvan op het risico is. Op basis van de reacties zijn de risico-onderwerpen aangevuld en wijzigingen in de weging qua netto risico verwerkt. 

De manier waarop wij ons werk uitvoeren is gebaseerd op diverse beleidskeuzes. Onderdeel van de beleidscyclus is het met regelmaat controleren of de uitgangspunten nog passend zijn en ook goed worden uitgevoerd. Om te borgen dat dit ook voor alle beleidskeuzes gebeurt, hebben we de beleidsmodule van Fully in Control geïntroduceerd. Hierdoor staat al het beleid op 1 plek en kunnen we beleid via een herinneringscyclus levend houden. Het doel is dat beleid regelmatig onder de aandacht van de verantwoordelijke wordt gebracht, waar nodig wordt geëvalueerd en bijgesteld.  

Als maatschappelijke organisatie werken we aan onze maatschappelijke opgaven. Daarbij hoort het nemen van risico’s en die gaan wij niet uit de weg. Voorwaarden hierbij zijn dat wij scherp inzicht hebben in de risico’s die we eventueel lopen en ook goed weten welke beheersmaatregelen we kunnen toepassen. Met het risicomanagement streeft SallandWonen de volgende doelen na: 

• bereiken van de strategische doelstellingen 
• effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen 
• betrouwbaarheid van de (financiële) informatieverzorging 
• naleving van relevante wet- en regelgeving 
• voorkomen van fouten en benutten van kansen 
• in stand houden van de goede naam en faam. 

 Onze mate van risicobereidheid wordt onder meer bepaald door: 

• doelstellingen in ons strategisch plan 
• doelstellingen van het portefeuilleplan  
• maatschappelijke ontwikkelingen 
• eigen normen voor de financiële ratio’s 
• rendementseisen uit het investeringsstatuut 
• financieringsstrategie.  

In het kader van risicomanagement besteden wij jaarlijks aandacht aan: 

• investeringsstatuut 
• strategische prestaties 
• sturingsindicatoren 
• treasurystatuut, het financieringsplan en het treasuryjaarplan 
• projecten 
• grondposities
• fiscale strategie 
• managementletter en het controleverslag accountant 
• financiële meerjarendoorrekening 
• meerjarenbegroting 
• Aw/WSW beoordelingskader risico’s 
• portefeuilleplan  
• procuratiereglement. 

We besteedden aandacht aan het Beoordelingskader van Aw/WSW. We schatten zelf de risico’s in die in het beoordelingskader zijn opgenomen. De grootste risico’s hebben we gewogen en opgenomen in ons risicoregister. Frauderisico stond opnieuw op de agenda. Bewustwording blijft de belangrijkste boodschap. Er is uitvoering gegeven aan het opgestelde plan van aanpak voor de frauderisicoanalyse. Doel is om vast te stellen welke aanvullende beheersmaatregelen nodig zijn om de frauderisico’s te minimaliseren.  

De voornaamste risico’s zijn geactualiseerd. Deze staan in de tabel 32. Het risiconiveau van deze risico’s is bepaald door een inschatting te maken van de kans, van de impact en vervolgens kans en impact met elkaar te vermenigvuldigen.  

Door het treffen van beheersmaatregelen proberen we de risico’s te managen. 

De grootste risico’s/onzekerheden, in volgorde van hoog naar laag risico, zijn in tabel risicomaatregelen weergegeven. Mogelijke impact en beheersmaatregelen zijn ook vermeld.  

Fraude zien we als een groot risico. Om deze reden voeren we regelmatig frauderisico-analyses uit en hebben we een frauderesponsplan opgesteld dat vanaf 1 april 2024 van kracht is.  

 In 2024 zijn de volgende onderwerpen opgepakt: 

• Integriteitsbeleid: we herijkten ons integriteitsbeleid en voegden verschillende beleidsplannen samen tot één geheel. Ter voorbereiding op de implementatie van het nieuwe beleidsplan volgde het leidinggevend team een training ethisch leiderschap. In 2025 wordt het nieuwe integriteitsbeleid ingevoerd. 
• Inkoopbeleid: het nieuwe beleid met richtlijnen voor de aanbesteding is van kracht. Onderdeel van dit beleid is een risicoanalyse op de samenwerking met partijen waarmee we al langer samenwerken. We controleerden de omzet en afhankelijkheid en spraken extra garanties af. We hebben afgesproken regelmatig onze leveranciers te controleren om risico’s in kaart te brengen en waar mogelijk te beperken. 
• Woningtoewijzing – woningzoeker: in 2023 zijn er afspraken gemaakt over transparant handelen bij handmatige toewijzingen. De uitvoering van deze afspraken heeft ook in 2024 onze aandacht gehad. 
• Opdrachtverstrekking planmatig onderhoud en projecten: we constateerden dat opdrachten buiten het primaire systeem om verstrekt konden worden en dat hierdoor niet altijd werd voldaan aan de procuratie-afspraken. We hebben maatregelen genomen zodat inkooporders zoveel mogelijk via het systeem verstrekt worden, waarmee we direct borgen dat het conform procuratie goedgekeurd is. 
• Actualisatie procuratie: naast het verbeteren van de opdrachtverstrekking hebben we tegelijkertijd het up-to-date houden van de procuratie-afspraken geoptimaliseerd. 

Het uitvoeren van onderhoud is de grootste kostenpost binnen onze organisatie. Daarnaast zetten we maximaal in op de volkshuisvestelijke opgaven, wat maakt dat we financieel onze grenzen opzoeken. Dit vraagt om een hoge kwaliteit van de meerjarenonderhoudsraming om te borgen dat we op het gebied van onderhoud in control zijn. 

Met enige regelmaat laten we de kwaliteit van onze onderhoudsraming controleren. Aanleiding hiervoor is niet alleen dat we financieel de grenzen opzoeken en onderhoud onze grootste kostenpost is. Ook onderstaande zaken spelen mee: 

• Voor het onderhoud is een doorrekening van 60 jaar vereist met ook in de laatste jaren een grote nauwkeurigheid. 
• Er zijn de laatste jaren veel ontwikkelingen en innovaties geweest en we zetten in op circulariteit. Allemaal ontwikkelingen die impact hebben op het toekomstig onderhoud bij uitgevoerde werkzaamheden of opgeleverde nieuwbouwwoningen.  
• Nieuwe wet- en regelgeving zorgt voor aanpassingen in de meerjarenonderhoudsraming.  
• Inzet van de tool voor dakwerk geeft een verbeterd inzicht in de onderhoudsstatus van onze daken en kennis over materiaalgebruik. 
• Samenwerking tussen onderhoud en de collega’s op locatie (wijkbeheer en opzichters) levert tips op over hoe ons bezit er voor staat en hoe materialen reageren gedurende de jaren.  
• RGS samenwerking bij gepland onderhoud zorgt voor een voorinvestering. 

Uit een eerste steekproef blijkt dat een aantal zaken niet volledig is opgenomen of correct is verwerkt. Een voorbeeld is dat bij een ketelvervanging nu ook kosten komen voor brandpreventie door gewijzigde wet- en regelgeving. 

 Voor wat betreft kosten heeft dit naar verwachting zowel positieve als negatieve gevolgen. Voor 2025 houden we rekening met eenmalig extra kosten. Een volledig overzicht van de verbeterpunten is in 2024 in beeld gebracht. Medio 2025 verwachten we deze verbeterpunten verwerkt te hebben in een vernieuwde meerjareninstandhoudingsplan (Mjip). 

In de voorjaarsnota 2025 heeft de overheid besloten om de huurverhoging over 2025 en 2026 voor huurders van een sociale huurwoning te bevriezen. Dit terwijl er met de overheid in het najaar een overeenkomst was gesloten voor een ‘gematigde huurverhoging’ voor deze doelgroep. Gaat de huurbevriezing door dan heeft dit niet alleen grote gevolgen voor onze investeringscapaciteit en de wooncrisis, maar ook voor het borgingsstelsel en de corporatiesector. 

Onze huurinkomsten dienen samen met ons woningbezit als borg voor het aantrekken van leningen. Door het bevriezen van de huren zijn die huurinkomsten de komende jaren lager en kunnen de corporaties minder financiering krijgen voor de geplande projecten. Daarnaast schaadt deze onverwachte wijziging onze betrouwbaarheid die randvoorwaardelijk is voor de werking van het financieringsstelsel van woningcorporaties. Wij maken ons dan ook grote zorgen over het bestaansrecht van de corporatiesector. 

Uit een eerste analyse van de impact van deze huurbevriezing op de financiële situatie van SallandWonen, blijkt dat wij vanaf 2030 niet meer voldoen aan de financiële ratio’s van de Aw. Een duurzaam businessmodel is met de huidige ambitie niet meer haalbaar. Wel zien we, op basis van een ‘stoplichtenlijst’, kansen om bij te sturen door projecten te schrappen of vertragen en onderhoud uit te stellen. Dit bijsturen heeft in alle situaties negatieve gevolgen  voor onze huurders en woningzoekenden en maakt de wooncrisis groter. In afwachting van definitieve besluitvorming over de huurbevriezing, werken we de komende maanden ‘bijstuur’scenario’s uit.