9 Verslag van de Raad van Commissarissen

De samenstelling van de RvC was in 2023 als volgt:

De leden van de RvC zijn op basis van hun deskundigheid geselecteerd voor deelname aan de raad. Twee leden zijn op voordracht van de huurdersverenigingen aangesteld. De reguliere zittingstermijn in de eerste termijn bedraagt vier jaar, met als uitgangspunt dat toezichthouders één keer herbenoemd kunnen worden voor een periode van vier jaar. In totaal mag een lid maximaal 8 jaar toezichthouder zijn. De teamsamenstelling is in 2023 gewijzigd. De heer E. Veenstra heeft de RvC verlaten per 1 juni 2023 met het bereiken van de maximale zittingstermijn. Hij is opgevolgd door de heer P.J.J van Roosmalen. De teamsamenstelling was gedurende het verslagjaar evenwichtig. In 2023 is de voorzitter van de RvC, mevrouw De Bruijn, per 1 juni 2023 herbenoemd voor een periode van vier jaar. Ook de directeur-bestuurder, mevrouw Kool is herbenoemd voor een termijn van vier jaar, dit met ingang van 1 september 2023. Verspreid over de raad beschikken de leden gezamenlijk over deskundigheid met betrekking tot financiële, volkshuisvestelijke, maatschappelijke, bestuurlijke, HRM aspecten en (zorg)vastgoed. Ten slotte beschikken de leden van de RvC over een adequaat netwerk.

De RvC vervult binnen de corporatiesector in formele zin een drietal rollen, namelijk die van toezichthouder, werkgever en klankbord. Het gesprek over de cultuur van de organisatie staat hoog op de agenda van de raad. De systemen en organisatieontwikkeling beoordeelt de raad op congruentie en consistentie met het geformuleerde beleid. De bestuurder geniet vertrouwen en wordt bevraagd op ogenschijnlijke inconsistenties in beleid, financiën of uitvoering. In 2023 is gesproken over de brede werkgeversrol en deze is in het reglement van de Selectie- en Remuneratiecommissie bekrachtigd.

De RvC houdt toezicht op het functioneren van de bestuurder en op de algemene gang van zaken bij SallandWonen.

Toezicht en advisering richten zich op:

• het realiseren van de doelstellingen van de stichting
• de strategie en risico’s van de ondernemingsactiviteiten
• de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen
• het financiële verslaggevingsproces en naleving van de wet- en regelgeving
• de kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording
• het risicomanagment en de interne beheersing van de verbindingen
• de kwaliteit van dienstverlening
  
• de brede werkgeversrol.

Als toezichtkader voor het uitvoeren van de taken hanteerde de RvC in 2023:

• de Woningwet
• de Governancecode 2020
• van kracht zijnde statuten en reglementen van SallandWonen
• het Strategisch Plan 2020-2026, genaamd ‘Omdat goed wonen belangrijk blijft’
• de Toezichtvisie RvC en bestuur SallandWonen
• het Financieel Jaarplan 2023
• de Meerjarenbegroting 2023-2027
• maatschappelijke resultaten volgens de Aedesbenchmark en de visitatie, de meest recente visitie heeft plaatsgevonden in het najaar van 2023.
• de oordeelsbrieven die we ontvangen hebben van de externe toezichthouders (Aw en WSW)
• de tertaalrapportages
• de beleidsvisie samenwerken met belanghouders.

Dit toezichtkader gebruikt de RvC bij het goedkeuren van besluiten van de bestuurder, het beoordelen van bestuursvoorstellen en de bewaking van de strategie in realisatie tot de corporatiedoelstellingen.

Risicomanagement is een belangrijk onderwerp voor de RvC. Gedurende het verslagjaar is er aandacht geweest voor:

• de strategische prestaties
• sturingsindicatoren
• het financieringsplan en het treasuryjaarplan
• de projecten
• de grondposities
• de fiscale strategie
• de managementletter en het controleplan accountant
• de financiële meerjarendoorrekening 2023-2027
• de meerjarenbegroting 2024-2028
• het WSW beoordelingskader risico’s
• risicomanagement.

Om de beleidstoetsende taak goed te vervullen, laat de RvC zich regelmatig informeren over de financiële resultaten in relatie tot de beoogde (huisvestelijke en maatschappelijke) doelen, relevante externe ontwikkelingen en de wensen en behoeften van belanghebbenden. In het afgelopen verslagjaar heeft de RvC periodiek overleg gevoerd met de bestuurder om zich op de hoogte te houden van wat er gaande is in en rond  SallandWonen. De RvC laat zich ook regelmatig informeren door diverse (externe) bijeenkomsten bij te wonen, zoals bij de startpresentatie met belangstellenden en de daadwerkelijke oplevering van bouwprojecten met nieuwe bewoners.

De leden van de RvC namen kennis van de belangrijkste publicaties van Aedes en VTW. In het kader van permanente educatie (PE) woont de RvC seminars bij van de VTW en andere aanbieders. Alle leden hebben voldaan aan het minimum aantal te behalen PE-punten van 5 punten per jaar, of naar rato van hun zittingstermijn. De leden van de Raad voldoen hiermee aan het Reglement Permanent Educatie van de VTW.

Sinds 2013 was de externe accountant BDO Audit & Assurance actief bij SallandWonen. Evaluatie van de accountant vond jaarlijks plaats. Het boekjaar 2022 is het laatste jaar dat gecontroleerd werd door BDO. In 2022 heeft de werving en besluitvorming over het aangaan van een contract met een nieuw accountantskantoor plaatsgevonden. Dit heeft geresulteerd in een overeenkomst met het accountantskantoor Mazars Accountants. In het kader van kennismaking is de nieuwe accountant als toehoorder aanwezig geweest bij de vergadering van de Auditcommissie waar de bespreking van het accountantsverslag op de agenda stond. Daarnaast is de accountant uitgenodigd voor een vergadering van de Raad van Commissarissen om een toelichting te geven op het controleplan. Tijdens deze vergadering is ook een presentatie verzorgd vanuit SallandWonen samen met de externe taxateur over de waardering van ons bezit voor de marktwaarde. Deze vergadering is gebruikt om de nieuwe accountant kennis te laten maken met de voltallige Raad van Commissarissen.

De RvC heeft in het afgelopen boekjaar zelf besluiten genomen, (voorgenomen) besluiten van de bestuurder goedgekeurd en diverse andere relevante onderwerpen besproken.

De RvC waakt ervoor dat de leden onafhankelijk zijn in de zin van de in de Governancecode Woningcorporaties aangeduide criteria. Er bestaat binnen de RvC geen overlap met andere bestuursfuncties binnen de regio. Geen van de leden is of was in het verleden in dienst van SallandWonen en/of onderhoudt een directe of indirecte band met toeleveranciers of afnemers. Ook worden geen andere diensten verleend dan die diensten die voortvloeien uit het lidmaatschap van de RvC. Verder worden geen banden onderhouden met SallandWonen, hetzij direct, hetzij indirect, buiten het commissariaat om. In het verslagjaar is geen sprake geweest van (transacties met) tegenstrijdige belangen waarbij leden van de RvC of de directeur-bestuurder betrokken waren.

Specifiek is dit jaar gevraagd naar het privé verhuren van woningen en commerciële grondposities. Er is vastgesteld dat dit niet aan de orde is en niet heeft plaatsgevonden. Het Reglement van de Raad van Commissarissen bevat bepalingen betreffende mogelijk tegenstrijdige belangen. Alle leden functioneren onafhankelijk. De RvC kent geen eigen, afzonderlijke gedragscode. De RvC is van mening dat het bestaande ‘Reglement van de Raad van Commissarissen’ in voldoende mate hierin voorziet.

De VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties) hanteert een advies-beroepsregel van maximaal 80% van de WNT. In 2023 is de beloning vastgesteld op 100% van het maximum van door de VTW gehanteerde tabel (Klasse F). De jaarlijkse indexatie, die de VTW toepast voor de leden en voorzitter van de RvC, is overgenomen. Met deze beloningssystematiek blijven de vergoedingen in lijn met de WNT en de VTW-regeling. Ook voor het totaal van alle RvC-leden samen. 

De RvC heeft in het verslagjaar gebruik gemaakt van de diensten van de Selectie- en remuneratiecommissie en van de Auditcommissie.

De RvC wordt bij het uitvoeren van de financiële verantwoordelijkheden in het toezicht ondersteund door de Auditcommissie. De Auditcommissie wordt hierbij gezien als de voorbereidingscommissie voor de RvC. De Auditcommissie beoordeelt de financiële verslaglegging, het systeem van risicobeheersing en de interne controle. Daarnaast houdt de Auditcommissie toezicht op de werkzaamheden van de externe accountant. De samenstelling van de Auditcommissie op 31 december 2023 is als volgt:

• mevrouw De Koning, voorzitter
• de heer Van der Lem, lid
• de heer Van Roosmalen, lid (vanaf 1 juni 2023).

De urenbesteding is afhankelijk van extra inzet vanwege commissiewerk en de rollen zoals voorzitter en vicevoorzitter.

SallandWonen kent een aantal verbindingen (BV’s en VvE’s). De directeur-bestuurder heeft hierover gedurende het verslagjaar verslag uitgebracht. De RvC heeft de jaarstukken en de meerjarenbegrotingen van de verbindingen goedgekeurd. De RvC onderkent de risico’s die kunnen voortvloeien uit de verbindingen.

In 2023 heeft de visitatie plaatsgevonden over de  afgelopen 4 jaren. De RvC is nauw betrokken bij dit proces. De RvC is trots op de uitkomsten van deze visitatie.

Het functioneren van de bestuurder is twee keer besproken met de Selectie- en Remuneratiecommissie. In juni 2023 heeft het halfjaargesprek plaatsgevonden en in november vond het beoordelingsgesprek plaats. Het beoordelingsgesprek heeft plaatsgevonden aan de hand strategische doelstellingen van SallandWonen, alsmede de algemene gang van zaken en de jaarresultaten. Ook is er gesproken over de persoonlijke ontwikkeling van de directeur-bestuurder en is er een passende trainingstraject afgesproken (start in 2024). De bereikte resultaten bevestigen het reeds opgebouwde vertrouwen voor de toekomst. De bestuurder blijft onafhankelijk en kritisch. Haar managementstijl is participatief, coachend en haar deskundigheid en competenties passen bij de veranderopgave van SallandWonen en de strategische doelstellingen. Ze laat de organisatie shinen. De herbenoeming in 2023 is hier het gevolg van.

De zelfevaluatie heeft plaatsgevonden op 24 november 2023. Dit als onderdeel van een continu proces van verbeteren waartoe er half 2023 een tussentijdse training heeft plaatsgevonden. De RvC heeft zich ook dit jaar weer laten begeleiden door extern adviseur, Bart de Lange van GovernanceQ.

Geconstateerd wordt dat het functioneren van de governance, net als vorig jaar, op orde is.
In 2023 stond met name de opvolging van de ontwikkelafspraken centraal en daarnaast de reflectie op een aantal patronen.

Het dit jaar toegetreden lid (Paul van Roosmalen) is goed opgenomen in het team en draagt meteen bij op alle facetten. De leden van de RvC hebben op een open en reflecterende wijze met elkaar gesproken, gezamenlijk diepgang bereikt en laten zien dat openheid, zorgvuldigheid en kritisch nadenken hand in hand kunnen gaan.

In de organisatie gaat het goed. Kwaliteit van de stukken en processen zijn goed op orde. Daardoor kan de RvC zijn rol anders vervullen (meer ontwikkelgericht, kritisch meedenken).
De gesprekken zijn doorgegroeid naar integraal, strategisch niveau. De RvC was niet alleen volgend, maar ook agenda-settend.
Als team is de raad gegroeid. Er is vertrouwen onderling en er wordt op elkaar gebouwd. Men weet elkaar beter te vinden. De RvC en bestuurder bespreken (open) hoe en wat belangrijk is en wat de RvC wil doen.
Themabesprekingen zijn in gang gezet (medio 2024 nader evalueren). De volgende redeneerlijn wordt gehanteerd: belang van de (toekomstige) huurder, wat vraagt dat van organisatie en wat vraagt dat van RvC.

De RvC ziet dat in Salland -net als in de rest van Nederland en de wereld- de samenleving steeds complexer wordt en nieuwe uitdagingen kent die in een breed verband en met intensieve samenwerking in de keten opgepakt dienen te worden. Dit vraagt veel van alle partijen, waaronder ook van onze (nieuwe) huurders. Relatief nieuwe zaken als biobased bouwen, circulariteit en flexwonen zijn met verve opgepakt en zijn landelijk soms zelfs toonaangevend. Kennis, gezonde durf, intensief samenwerken en ondernemerschap liggen hieraan ten grondslag. Dit maakt dat de leden van de RvC terecht hun waardering uitspreken voor alle collega’s van SallandWonen en ketenpartners die in dit jaar wederom een grote prestatie hebben neergezet. De RvC is trots op deze prestatie.