6 Governance en organisatiecontinuïteit

We realiseerden de volgende prestaties op het doel governance en organisatiecontinuïteit in 2023:

Zoals in hoofdstuk 4 al aangegeven, vond in 2023 de visitatie plaats over de periode 2019-2022. Naast het onderdeel maatschappelijke verankering zijn de volgende onderdelen beoordeeld door een externe commissie.

• maatschappelijke waarde
• besturing
• maatschappelijke capaciteit

In haar recensie geeft de commissie aan dat SallandWonen een wendbare lerende organisatie is en een voorbeeld voor andere corporaties. De commissie besteedt extra aandacht aan:

• de wijze waarop we omgaan met flora en fauna om te voorkomen dat renovatieprojecten vertraging oplopen
• de inzet op biodiversiteit en circulariteit
• de inzet op het vergroten van de beschikbaarheid van woningen
• het op creatieve wijze behouden van contact met huurders tijdens de Coronacrisis
• het innoveren en organisch veranderen als antwoord op de continue ontwikkelingen.

SallandWonen heeft in de ogen van de visitatiecommissie en de samenwerkingspartners over de volle breedte goede tot uitmuntende prestaties geleverd over de periode 2019-2022. Uiteraard is er altijd ruimte voor optimalisatie. Daarom geeft de visitatiecommissie SallandWonen de volgende verbetersuggesties meegeven:

• Versterk de samenwerking met zorg- en welzijnspartijen verder. De opgaven met betrekking tot bijvoorbeeld het bieden van passend wonen voor ouderen, het huisvesten van bijzondere doelgroepen en het borgen van de leefbaarheid in wijken en buurten vragen in toenemende mate om samenwerking.
• Maak het financiële offer met een maatschappelijke motivatie bij een investering of invulling van een opgave concreter.
• Verbeter de koppeling tussen het doelendocument, het jaarplan en de tertaalrapportages. De tertaalrapportages geven wel een Monitor Strategisch Plan 2021-2025, maar de koppeling zou versterkt kunnen worden door de Tertaalrapportages verder te structureren aan de hand van de strategische uitgangspunten en de prestaties die zijn vastgelegd in het doelendocument en het jaarplan.

We hebben continue aandacht voor het versterken van de kwaliteit van onze governance. We stellen jaarlijks een governance-agenda op en we hebben de actiepunten voor 2023 uitgevoerd. Deze agenda bevat jaarlijks terugkerende onderwerpen aangevuld met specifieke onderwerpen. In 2023 was er extra aandacht voor integriteitsdilemma’s bij zowel de RvC als op de afdelingen. Er is een vervolg gegeven aan het invullen van het nieuwe risicomanagementsbeleid door inzet van de tool Fully in Control. Tijdens audits zijn soft controls meegenomen, en de statuten zijn gewijzigd in lijn met de gewijzigde wet- en regelgeving. Daarnaast behandelt de RvC bijna elke vergadering een thema gerelateerd aan governance.

Op grond van de Woningwet is SallandWonen, bij Koninklijk Besluit van 5 december 2007, een toegelaten instelling. In de Woningwet is het werkveld vastgelegd. Als het gaat om invulling van de maatschappelijke en volkshuisvestelijke taak spelen transparantie en intern toezicht een wezenlijke rol in het functioneren van corporaties.

SallandWonen is in 2023 bestuurd door mevrouw Kool. De bestuurder is verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie, voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid en de resultaten daarvan. Als bestuurder draagt zij de verantwoording voor de financiering van de corporatie, de naleving van wet- en regelgeving en het beheersen van de risico’s. De bestuurder geeft leiding aan de organisatie SallandWonen. Zij rapporteert en legt verantwoording af aan de RvC.

Het bezoldigingsbeleid voor de bestuurder is vastgesteld met inachtneming van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (Wnt) en met inachtneming van de overige toepasselijke wet- en regelgeving. De bestuurder maakte in 2023 alleen zakelijk gebruik van een bedrijfsauto. 

Er is in 2023 geen sprake geweest van tegenstrijdige belangen of transacties waarin tegenstrijdige belangen zouden kunnen spelen met betrekking tot de bestuurder.

De bestuurder legt verantwoording af aan de RvC en verschaft tijdig alle informatie die de RvC nodig heeft voor de uitvoering van zijn toezichthoudende taak. De operationele-, volkshuisvestelijke- en financiële doelstellingen heeft de bestuurder ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd. Zoals mag worden verwacht, heeft SallandWonen in 2023 haar capaciteit en beschikbaar vermogen ingezet voor de volkshuisvesting in Salland. Specifiek in de gemeente Raalte en de gemeente Olst-Wijhe als aandachtsgebied van de woningmarktregio.

We willen SallandWonen voor wat betreft de personeelsbehoefte niet meer uitsluitend spiegelen aan het aantal verhuureenheden, maar ook aan de omvang van de opgaven. Als het moet groeien we, maar uitbreiding van de capaciteit is niet altijd de oplossing. De cijfers met betrekking tot het personeel staan in tabel 28. De toename in fte’s komt door de keuze voor uitbreiding van de afdeling Wonen met een extra opzichter en wijkbeheerder.

SallandWonen vindt het belangrijk om studenten een stageplek te bieden. In 2023 begeleidden we twee MBO stagiaires en één HBO-stagiaire.

In ons strategisch plan legden we de richting van de ontwikkeling van SallandWonen vast. Onze personeelscapaciteit, kwalitatief en kwantitatief, stemmen we daarop af. Onze medewerkers bepalen het succes van onze organisatie. De kwaliteit van onze medewerkers is cruciaal. We willen organisch sturen op hun ontwikkeling en op de dynamiek van ons personeelsbestand (in-, door- en uitstroom). Het maken van een strategische personeelsplanning (SPP) helpt daarbij.

Integriteit is een belangrijk onderwerp voor ons. We vinden het heel belangrijk dat vragen of twijfels over integriteit worden besproken in het team en met de leidinggevende. We streven daarbij naar openheid en ruimte voor het delen van vragen. Het gaat hier ten slotte om het imago van SallandWonen en het vertrouwen van huurders. We hebben met elkaar de verantwoordelijkheid om potentiële risico’s en kwetsbaarheden rondom integer handelen te onderkennen en bespreekbaar te maken. De bestuurder en haar MT bespreken jaarlijks minimaal twee integriteitscasussen en waar nodig wordt dit onderwerp vaker ter sprake gebracht. In de teams is ook gesproken over integriteitsdilemma’s en de effecten op ons handelen.

SallandWonen heeft 2 preventiemedewerkers aangewezen, de één vooral gericht op verzuim (HR) de ander meer op arbo-gerelateerde zaken. De preventiemedewerker arbo-zaken, ondersteund door 2 crisiscoördinatoren, heeft de taak om onder andere te borgen dat de bedrijfshulpverlening goed is geregeld. In 2023 zijn er 4 nieuwe bedrijfshulpverleners (bhv-ers) aangesteld. In totaal heeft SallandWonen nu 10 bhv-ers.

Standaard worden de bhv-ers door herhalingscursussen bijgeschoold. Alle nieuwe bhv-ers hebben de basiscursus gevolgd. In 2023 is één ontruiming geweest door achteraf loos alarm. Deze is besproken en geëvalueerd. Met het verhuren van de eerste verdieping aan ZGR is aansluiting gezocht tussen beide bhv-organisaties om zaken op elkaar af te stemmen. Door de interne verbouwing en verhuizing van SallandWonen naar één verdieping hebben de bhv-ers mede bepaald waar het ontruimingsplan in de nieuwe situatie aan moet voldoen.

In 2023 is een volledig nieuw Risico-inventarisatie en -evaluatie (RIE) uitgevoerd. Aanleiding daarvoor was de verbouwing van ons kantoor op de begane grond en de interne verhuizing. De arbodienst heeft de uitvoering van de RIE in 2023 gedaan. Het rapport en de resultaten zijn nog niet bekend. Het plan van aanpak en de toetsing volgen nog en zullen in 2024 opgesteld worden.

De Ondernemingsraad is betrokken bij de RIE  en er wordt regelmatig gesproken over actuele arbo-zaken.

We behaalden de volgende prestaties op het doel bedrijfslasten, rendement en efficiëntie in 2023:

Wij zijn een datagedreven organisatie, waardoor goede kwaliteit van data van groot belang is. De beleidsbeslissingen worden voor een belangrijk deel op basis van interpretatie van data gemaakt. En data helpen ons bij het begroten en verantwoorden. Dus het is van groot belang dat de data betrouwbaar en actueel zijn. We zetten ons continu in om de datakwaliteit te verbeteren. Dit doen we op verschillende manieren. In het verslagjaar was er veel aandacht voor onze kasstroomprognoses, de woningcartotheek en duurzaamheidscijfers.

Automatisering vraagt continu om verbetering. Zo versterkten en verbeterden we de inrichting van de beheerorganisatie van ICT. Hierbij lag de nadruk op de versterking van de rol van key users. Van belang is dat het kennisniveau en het gebruik op een daarbij passend hoger niveau komt. De rol van de key-user wordt steeds belangrijker als schakel tussen de gebruikers, de ICT-deskundige en de leverancier. We oriënteren ons op de gewenste manier van hosting van de kantoorautomatisering, waarbij de nieuwe hosting bij voorkeur past bij de moderne werkplek; (faciliteren van) plaats- en tijdonafhankelijk werken.

Tussen datakwaliteit, ICT en automatisering van processen liggen duidelijke relaties. Een activiteit betekent meestal dat op alle genoemde gebieden iets gedaan wordt.

• We hebben ons nader georiënteerd op technologische toepassingen bij onderhoud en nieuwbouw. Wij onderzochten de mogelijkheden voor het digitaliseren van inspecties met drones en het gezamenlijk werken aan 3D tekeningen bij nieuwbouw via het bouwinformatiemodel (BIM). Doel is minder faalkosten en een betere kwaliteit.
• We introduceerden en implementeerden een nieuwe planningstool (van PCA) voor het dagelijks- en reparatieonderhoud (voor de eigen dienst en ook derden). Hiermee heeft de administratieve organisatie omtrent de eigen dienst meer vorm en inhoud gekregen.
• We troffen voorbereidingen om het proces van de huurverhoging verder te automatiseren en optimaliseren. Vanaf 2024 maken we gebruik van ons primaire computersysteem om de huurverhogingen door te voeren. Dit heeft ook een link met de basiskwaliteit, het systeem kan op basis van de kenmerken van het bezit de huur verhogen.
• Klantmeldingen over sociale- en leefbaarheidszaken en klachten over onze dienstverlening gaan we aansturen via de leefbaarheidsmodule van Aaereon. Deze module geeft ons de mogelijkheid om goed inzicht te hebben van de voortgang van de afhandeling van meldingen en klachten en geeft managementinformatie om te leren en te verbeteren.

Ons belangrijkste doel met onze inzet op efficiency is om onze bedrijfslasten laag te houden in combinatie met een goede dienstverlening. Zoals eerder al gepresenteerd (hoofdstuk 5) werken we hard aan een goede dienstverlening, terwijl we continu inzetten op een efficiëntere bedrijfsvoering. We investeren in onze bedrijfsvoering om op termijn efficiënter te kunnen werken. Dit betekent dat de kosten voor de baten uitgaan.

 We hadden een doel gesteld van gemiddeld € 850,- per woning aan bedrijfslasten in 2025. Sinds 2022 zijn er veel ontwikkelingen geweest (Afschaffing verhuurdersheffing, Nationale prestatieafspraken, woon- en energiecrisis) waardoor we onze koers wijzigden.  Dit doel voelde niet meer als realistisch. Om die reden hebben we het doel los gelaten in afwachting van een meer stabiele omgeving. In 2024 verwachten we opnieuw een doel te stellen, omdat we dan een beter beeld hebben van de resultaten van de extra activiteiten op de beïnvloedbare bedrijfslasten.

We blijven ons inzetten om continu te verbeteren. Dit doen we onder andere door kennis over de leanmethodiek via opleidingen verder uit te breiden binnen SallandWonen en deze methodiek toe te passen. Zo volgen alle nieuwe medewerker de Orange belt training en bieden we de Green belt aan geïnteresseerde medewerkers aan. Na het behalen van de Green belt gaan medewerkers actief aan de slag met het verbeteren van processen. Door elke 2 weken aandacht te besteden aan de leanmethodiek op ons intranet, proberen we het continu verbeteren steeds meer eigen te maken. Afgelopen jaar hebben we extra aandacht besteed aan leanwerken bij:

• het verbeteren van de samenwerking bij onderhoud
• het terugdringen van leegstandsdagen
• het verbeteringen en versimpelen van de rapportages rond investeringsprojecten
• het opruimen via de 5’-s methode voor de verhuizing naar begane grond
• het bedrijfsbezoek aan Tala, een aannemer die voor ons duurzame huizen realiseert op basis van prefab bouw
• de kerstbijeenkomst met een spel waarbij onze kwaliteiten gecombineerd zijn met lean
• de jaarlijkse update van processen met proceseigenaren.

In 2023 is uitvoering gegeven aan het actieplan ‘Maatregelen ter versterking risicomanagement’. Het risicomanagement integreerden we in de planning- en controlcyclus om te borgen dat risicoanalyses op het juiste moment worden uitgevoerd.

We zetten vervolgstappen in het verbeteren van de risico-inventarisatie, risicoanalyse en -rapportage. Dit doen we mede door het automatiseren van het periodiek monitoren van risico’s via Fully in Control.
We actualiseerden op basis van externe en interne ontwikkelingen de benoemde risico’s. Veel aandacht ging uit naar de impact van de stijgende kosten en rente en de onzekere politieke omgeving. Indien nodig zijn beheersmaatregelen getroffen. Deze zijn vastgelegd in het geactualiseerde risicoregister.

In het verslagjaar is er aandacht geweest voor de volgende wet- en regelgeving.

• Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging: in samenwerking met de gemeente Raalte en bouwbedrijf Valk voeren we een proefproject uit om de impact van deze wet in kaart te brengen. De gemeentelijke kwaliteitsborger heeft de risico's geïnventariseerd van de te bouwen BGT woningen in Heino en daar een rapport van gemaakt met beheersmaatregelen met als doel aanwezige risico's te elimineren. Dit kan door onder andere het aanleveren van ontbrekende gegevens. Ook tijdens de bouw in 2024 houdt de kwaliteitsborger op diverse onderdelen steekproeven op de bouw. De impact van deze wet is niet groot voor SallandWonen behalve dat de kosten omhoog gaan doordat er een gecertificeerde kwaliteitsborger aangesteld moet worden.
• Wet goed verhuurderschap: deze wet vraagt om duidelijke informatievoorziening richting (aankomende) huurders. In het verslagjaar hebben we maatregelen genomen om nieuwe huurders direct te informeren en hebben we afstemming gezocht met beide gemeenten. De overige huurders worden in 2024 via een brochure geïnformeerd over hun rechten en plichten.

Als maatschappelijke organisatie werken we aan onze maatschappelijke opgaven. Daarbij hoort het nemen van risico’s en die gaan wij niet uit de weg. Voorwaarden hierbij zijn dat wij scherp inzicht hebben in de risico’s die we eventueel lopen en ook goed weten welke beheersmaatregelen we kunnen toepassen. Met het risicomanagement streeft SallandWonen de volgende doelen na:

• het bereiken van de strategische doelstellingen
• effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen
• betrouwbaarheid van de (financiële) informatieverzorging
• naleving van relevante wet- en regelgeving
• voorkomen van fouten en benutten van kansen
• in stand houden van de goede naam en faam.

Onze mate van risicobereidheid wordt onder meer bepaald door:

• doelstellingen in ons strategisch plan
• doelstellingen van het portefeuilleplan
• maatschappelijke ontwikkelingen
• eigen normen voor de financiële ratio’s
• rendementseisen uit het investeringsstatuut
• financieringsstrategie. 

In het kader van risicomanagement besteden wij jaarlijks aandacht aan:

• investeringsstatuut
• strategische prestaties
• sturingsindicatoren
• treasurystatuut, het financieringsplan en het treasuryjaarplan
• projecten
• grondposities
• fiscale strategie
• managementletter en het controleverslag accountant
• financiële meerjarendoorrekening
• meerjarenbegroting
• Aw/WSW beoordelingskader risico’s
• portefeuilleplan
• procuratiereglement.

We besteedden aandacht aan het Beoordelingskader van Aw/WSW. We schatten zelf de risico’s in die in het beoordelingskader zijn opgenomen. De grootste risico’s hebben we gewogen en opgenomen in ons risicoregister. Frauderisico stond opnieuw op de agenda. Bewustwording blijft de belangrijkste boodschap.   Er is uitvoering gegeven aan het opgestelde plan van aanpak voor de frauderisicoanalyse. Doel is om vast te stellen welke aanvullende beheersmaatregelen nodig zijn om de grootste frauderisico’s te minimaliseren. In 2023 is er een convenant Horizontaal Toezicht 2.0 getekend met de Belastingdienst. Bij Horizontaal Toezicht vindt er vooraf afstemming plaats met de Belastingdienst op basis van transparantie en vertrouwen. Hierbij worden afspraken gemaakt over fiscale processen, werkwijzen en onderlinge communicatie. Om dit mogelijk te maken is er een Tax Control Framework opgezet waarin de fiscale risico’s en beheersmaatregelen zijn vastgelegd. Onderdeel hiervan is het monitoringplan waaraan in 2024 verder invulling wordt gegeven.

We actualiseerden in 2023 de voornaamste risico’s. Deze staan in tabel 31. Het risiconiveau van deze risico’s bepaalden we door een inschatting te maken van de kans, van de impact en vervolgens kans en impact met elkaar te vermenigvuldigen. Het brengt graduaties aan in de risico’s.

Als gevolg van externe- en interne ontwikkelingen zien wij bewegingen in de risico’s. Door het treffen van beheersmaatregelen proberen we de risico’s te managen.

De grootste risico’s/onzekerheden, in volgorde van hoog naar laag risico, zijn in tabel 31 weergegeven. Mogelijke impact en beheersmaatregelen zijn ook vermeld.